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要打造团队知识库产品这 4 个问题得先想明白

作者:admin    来源:未知    发布时间:2021-09-26 19:30    浏览量:

  src=知识管理相信大家并不陌生,但我在身边简单调研一圈之后发现,大部分人没有系统的去管理自己的知识。在工作之余的阅读过程中,我接触到卢曼的卡片笔记法,接触到 obsidian、Notion,并且尝试构建自己的知识外脑。

  个人知识管理我们后面可以单独有一篇文章详细阐述。今天想聊一下团队知识管理,在经历了很多次找历史资料找不到的痛苦之后,我决心要打造一个团队共有的知识库系统。一方面提升团队效率,一方面避免重复工作。

  为此,我主要思考了四个问题,并且比对了市场上知识库产品,和大家分享一下,供大家参考。

  团队知识管理这一概念很少单独拎出来说,目前团队知识管理经常和文档管理产品、协同办公产品耦合在一起。由于很难找到纯粹知识管理的行业报告,我们可以看一下市场上的文档管理赛道的玩家。

  这份甲子的报告里并不完全全面。除了上面列举的部分文档管理产品可以划在知识管理产品范围内,还有包括一些新晋的知名玩家,比如钉钉文档的团队空间、飞书文档的知识库、海外的知名产品 Notion、Confluence 等。

  我们可以看一下百度指数,知识库这个概念非常少有人索引,而在知识库产品里,石墨文档相对热度最高。

  我们可以粗略的统计一下知识管理的市场。根据艾瑞咨询的研究报告,2020 年国内协同办公市场是 440 亿元,一直以来爆火的短视频去年国内市场规模是 1300 亿左右,这样对比大家可以感受一下协同办公的市场具体有多大。

  而协同办公产品包含:文档协同、企业网盘、项目协同、会议系统、OA 协同平台等等。知识管理只是协同办公的非常小一部分的市场。这样我们能进一步感受到知识管理的市场规模其实真的不大。

  客户通常都知道知识管理很重要,但只有在他们遇到:明知道某个历史档案能解决他们眼前问题,但就是找不到这个资料的时候。他们才会对整理团队知识有更感性的认识,或者说更痛的领悟。

  创造知识的过程是反人性的,这是不能看到即时反馈的一件事。大部分团队成员不爱写总结文档,工作也许可以干的很漂亮,但留下的东西非常的少。因为从工作的角度,项目交付完了,客户或者用户满意了,在团队成员心里就算了事了,文档整理工作在他们心里属于分外之事。

  维护团队资料的过程是对抗熵增的过程。熵增指的是:在一个封闭空间内,事物会走向混乱和无序,并且不可逆。就比如一个仓库如果没有人管理,一定会越来越乱。

  团队知识库也是一样。传统的文档管理流于表面,企业也许会有自己的资料库,但很可能 XX 项目文档 文件夹下完全就是空的。按项目管理知识里的说法,就是没有维护好组织过程资产。

  知乎上经典好文里经常出现这样一句评论:躺在我的收藏夹里吃灰去吧。大家看到好东西,第一反应会把他们收集起来,但维护和利用就非常少了。

  当知识库内容不全,陈旧无效,搜索的结果不精准,无法导出转发,这些都会极大打击我们使用知识库的热情。我们发现知识库存在但无法提升我们的工作效率时,这个知识库基本就算失败了。

  我选择几种知识库产品,从 6 个功能维度去对比市场上的知识库产品。我认为好的知识库产品这六方面都需要相对出色:工具、模板、协同、安全、搜索、导出。

  我们前面说了,创造知识困难。作为团队知识库,首先要解决的是内容的输入。内容的来源有两种:即时创造和外部迁移。

  即时创造面向的是新知识。主要考量的是知识库产品编辑器能力。如果能让用户更简单便捷的编辑文字,编辑器工具属性能让用户感觉到爽的话,无疑是会提升用户的创造意愿的。

  外部迁移指的是陈旧知识或者历史资料。主要是能支持历史数据的迁移进入知识库。

  钉钉的编辑器和传统的 word 编辑器布局类似,功能区出现在编辑器上方,由于大部分人都长期使用微软的 Word,这种布局符合用户习惯。

  图中绿色部分可以看到钉钉的文档支持部分的块状编辑。块状编辑最大的好处是结构的灵活,便于用户调整文档前后文结构。

  钉钉可能是为了满足不同用户编辑体验,在功能栏右侧设计了缩进按钮,缩进之后保留核心功能在功能栏,这样可以营造更简洁的页面。

  如果说简洁画风,石墨文档可以单独拿出来。石墨的整体页面简约直接,按钮加了阴影,整体是灰色系的性冷淡风。支持创建传统文档和文档。石墨文档页面看下来让人觉得舒适,中间的功能栏没有影响到整体的整洁简约的体验。

  而飞书、Notion、Confluence 的布局就脱离了微软系的画风。特别是作为口碑非常好的 Notion,几乎是一个全新的编辑界面。Notion 是非常明显的块状编辑,所有的板块依托块状组件化呈现,同时页面风格灵动,和目前大部分文档产品截然不同。

  飞书和 Notion 一样完全支持块状编辑,而 Confluence 并未使用块状编辑。页面布局的创新可以给用户带来新鲜感,但对于习惯了微软 Word 的用户来说,也许会反而有一些阻碍。

  百度俞军说过,产品价值 = (新体验 – 旧体验) – 替换成本。编辑器页面作为最直观的窗口,这部分的颠覆一定会带来较高的替换成本。

  src=飞书输入方式石墨文档和钉钉将整个功能区列在主屏上方,无疑是能让用户所见即所得的处理文档。

  我们一系列常用的标题、对齐、插入、字体选择等功能可以一键触达,同时也支持 Markdown 编辑输入。他们的做法是,同时支持传统文档和新式文档。传统文档的输入和微软 Word 的输入方式保持一致,新式文档的输入则是块状编辑加上支持 Markdown 输入。

  而对于 Notion、Confluence、飞书这几款产品,编辑页面会做更简洁,但非常依赖 Markdown 编辑,这就需要用户去熟悉 Markdown 的编辑语法。

  对于程序员群体来说,相信这是一个他们非常热爱的输入方式,但是对于大部分用户来说,相信这还是一个相对新的概念。

  Markdown 输入最大的好处就在于,你在码字编辑文档的时候,不需要移开右手去点击鼠标。毫无疑问这可以提升输入效率,但是提高了准入门槛。

  插入功能插入这个功能,同样是每个产品都引入的。我们可以非常直观的对比各家的优劣。

  通常我们在 word 编辑器里常用的是插入图片、表格。新一代的知识管理产品在插入功能上做的都很好,比如钉钉除了支持常规的图片、表格,还支持脑图、原型图、代码块等等。

  Notion 目前支持 12 种类型文件,其中包括竞争对手印象笔记和 Confluence。

  石墨文档和飞书支持本地文件夹上传,简单粗暴,看起来很好用,但本质是起到网盘的作用,并不利于用户管理。

  而钉钉目前仅支持 word 和 excel 的导入,以及文件夹打包上传,Confluence 只支持 word 和 google 文档。对于工具部分,我们用一个表格总结一下。

  src=单从产品编辑的能力上看,目前钉钉的文档编辑能力页面最接近 office 用户的使用习惯,基本能满足图片、原型图、设计稿、脑图、表格等常用功能的插入,同时也兼顾 Markdown 的编辑方式。

  但从外部导入文件的能力依然需要继续提升,目前支持 Word 和 Excel 文件导入,以及支持文件夹打包上传。

  飞书走的路线是依赖 Markdown 编辑方式,这对于从 Office 用户引流可能会有一些困难,并且对外部导入文件的能力也需要提升,飞书支持的是文件和文件夹上传,这种方式非常便捷。

  但从知识管理的角度看只完成了其中的收集功能,知识管理除了收集应该还有科学命名,文件筛选入库等等功能需要设计。

  石墨文档和 Confluence 的编辑体验和阅读体验很好,基础的编辑功能很完善,但在功能创新方面还略显不足,同时在文件导入方面都需要进行提升。

  Notion 在产品编辑能力这一项上综合看相对完善,无论是编辑能力还是迁移导入的能力都很优秀,对于习惯使用块状编辑和 Markdown 输入的用户,Notion 可以说领先其他产品半个身位。

  为了帮助用户更好的创造知识,除了有满足用户体验的设计器产品,我期待的是还需要有加速用户创作的文档模板,并且模板质量要高。目前模板功能也是各家都有的,我们对比来看。

  两个产品支持创建不同属性的团队空间或者知识库,并且团队空间里为用户整理好了对应模板,除此之外,二者支持新建文档时候以模板的形式创建。

  值得一提的是,飞书的模板能支持类似 Airtable 的多维表格,这和他的块状编辑能力密不可分,这样一来飞书模板的灵活性会更大。石墨文档、Notion 和 Confluence 只支持文档模板创建。

  飞书和钉钉的知识库空间模板的预整理能让用户更好的上手。而 Notion 和 Confluence 在模板的处理上会有更多的灵活度。特别是 Notion 对 Airtable 的集成,能让用户在一个文档上玩出很多花样。

  到了协同层面,我们考虑的是团队成员如何更好的维护知识库,这一点上协同办公平台具有天然优势。

  在第一步,钉钉和飞书就凭借办公产品的属性跑在前面,这两者可以直接打通内部团队通讯录,简单便捷的把知识库团队成员组建好。而 Notion、Confluence、石墨则是需要通过邮件邀请其他人加入团队。

  比如,知识库内容的删改都被记录,支持评论互动等。这样能更好的让大家参与到知识库的建设中。

  钉钉支持知识库内 @团队成员,支持段落和划线评论,同时能够把钉钉内部群聊链接导入到知识库文档里。这在一部分飞书和钉钉二者的功能类似。

  关于这部分功能,目前二者都只是加了群链接的跳转。而我相信更有沉淀价值的可能是群聊里的某段聊天记录。目前二者在这处理的都有点粗糙。

  钉钉额外考虑到的是,在团队空间里能够插入项目进度,这可以及时和项目保持协同联动。而飞书在协同的部分,考虑的是支持插入日程和投票。

  Notion、Confluence、石墨文档三者承载的 OA 功能比较少,基本只能在知识库空间范围内和队友互动。

  但是不代表这些产品没有考虑协同的问题,Notion 和 Confluence 能够进入 Slack 生态,Slack 是目前和微软 Teams 竞争的办公产品,在全球有非常不错的用户基础。Notion 和 Confluence 能够依托 Slack 弥补协同的短板。

  石墨文档同样集成在钉钉生态,能够从钉钉生态直接访问,也也加强了石墨文档的协同能力。

  但总体来说飞书和钉钉,依托用户数和 OA 系统,形成相对完善的产品矩阵,能够更大价值的发挥协同作用。而 Notion、石墨文档、Confluence 在知识库的特性上更纯粹,协同能力会稍弱一些。

  对于文档安全方面,我考虑的是知识库内容的创建、查阅、转发需要有权限系统进行约束。一方面能保证团队信息安全,一方面能更好的保证知识库内容的质量。

  Notion 和 Confluence 的安全模块作为付费内容没有办法体验,可以看到产品设计也是考虑了文档安全因素的。而石墨文档在知识安全上考虑并不是很完全,仅支持空间权限设置,这也是石墨文档需要提升的。

  钉钉和飞书同为协同办公产品,在安全能力上是优于纯知识库产品的。目前飞书限制导出、打印、创建副本和复制。钉钉支持访客水印、限制复制、私密文档、权限继承等。二者都在文档安全上有自己的思考。

  关于安全这部分,Notion、Confluence 和石墨文档都需要再深入思考一下。

  对搜索部分的期待主要就是搜的准,支持自定义的搜索。毫无疑问搜索能够帮助用户更好的使用知识库。

  这里我们就要说一下为什么不要用 PC 本地做知识管理,因为文档内部的内容是完全无法检索到的,这样的检索能力相对就弱很多了。而目前知识库产品大部分是可以同时检索标题和内容的。

  可以看到知识库产品对于空间内文档搜索能力不错。而且搜索精度也能满足使用需求。

  在搜索的筛选规则上,石墨文档、飞书、Noiton、Confluence 都支持更为细节的筛选,比如根据创建时间、文档类型、修改时间等进行搜索。

  目前钉钉团队空间的搜索准确度很高,筛选规则的功能设计偏少。而让人感觉不一样的地方是,针对文档索引,钉钉采用了其他产品没有的首页辅助脑图架构的方式管理文档,以便用户更快索引和知识记忆。

  在新建知识库的过程中,知识库会自动生成知识库首页,知识库文件的标题名会自动生成思维导图出现在首页里。同时给脑图加了跳转链接,这个设计很独特。

  最后一个环节,导出。知识库的文档经常会碰到需要导出转发的场景,比如导出一份合同去签署,如果导出的类型受限,导出的格式混乱的话,这肯定是不能接受的。

  从导出这一功能看,能够导出 PDF 和 Word 这两类常见文件,产品基本就合格了。目前知识库产品都能基本满足需求。

  钉钉的团队空间产品形态兼顾创新和兼容,更符合微软 Office 用户的编辑习惯,这样带来的好处是能够更平滑的将用户从微软 Office 引流。

  其次,钉钉的办公工具属性可以与知识管理更好地融合,以文档为核心天然形成知识库,钉钉的团队空间能减小协同的障碍,日常聊天记录里的工作文档,可以快速的转入团队空间进行管理。

  并且钉钉团队空间对知识库内知识安全考虑的更为细致,能够让人放心的保证团队知识的私密性。作为目前在线组织数最多的办公产品,可以感受得到钉钉在协同办公上的深厚积累,对知识库建设来说是强大助力,对于其他产品来说也是不小的压力。

  Notion 是可玩性非常高的产品,all-in-one 的理念也圈粉不少用户。Notion 的块状编辑和丰富的插入组件俨然是很多同类产品模仿的对象,可拖拽的块状编辑让页面非常的灵动,支持 Airtable 式的表格插入更是为产品拓展了表格能力。

  但是用好 Notion 是需要一定极客精神的,Notion 更像是少数派的效率工具,而不是普适的文档管理工具。纯粹地把 Notion 当成 Word 用会让人觉得非常浪费这个产品。

  而 Notion 非常依赖 Slack 补充他的协同能力,这就需要 Notion 和 Slack 同时非常优秀,才有更大的竞争力。

  目前 Notion 只支持英文和韩文,网上有一些非官方汉化方式,在一些语言细节处理上还有一些问题。Notion 如果完全汉化,并且做好教程,绑定协同办公平台的话,对本土的文档、知识库产品一定会带来较大冲击。

  飞书的知识库在编辑上依赖 Markdown 编辑,并且有一些块状设计和 Notion 是趋同的,可以看到产品设计的过程是想要改变用户输入习惯的。

  出身于办公系统的飞书知识库,在安全性上做了一定的考虑,而在知识库搜索功能上,飞书看起来考虑的也很深入。对于钉钉和飞书这两个协同办公产品来说,自成生态的建设知识库一定是最简单高效的。

  Confluence 可以说是纯知识库产品的代表,编辑页面简洁,功能相对丰富。知识库生态组件完善。

  然而,和 Notion 一样,全英文模板绝对会把一大部分人挡在门外。然后网页打开时间较长,这也是一个不利因素。

  石墨文档的页面风格是让人蛮喜欢的,当然这个相对主观,也不保证会不会时间长看了觉得略微单调。

  从产品实用性来说,石墨文档一直稳扎稳打有着比较好的应用基础。对于视频、地图的直接集成可以极大的提升阅读体验,让人惊喜的一键回溯功能可以做好版本管理,不得不说石墨文档在产品细节上是花了心思的,百度指数相对最高也说明了石墨文档产品口碑。但插入的组件类型不足,会让人稍感缺憾。

  创建团队空间,管理团队知识库在我眼里是很重要的一件事,也是一件难而正确的事。我们要怎么才能在内部用好知识库产品。

  我们在前面介绍了各家产品能力,如果团队成员都很 Geek,对新鲜事物有探索的好奇心,可以考虑使用 Notion。

  如果团队成员更稳健一些,并且已经在公司内部使用了钉钉、飞书这类产品,毫无疑问,用钉钉的团队空间和飞书的知识库更合适。

  如果对知识管理和协同办公的交集很小的话,石墨文档和 confluence 作为非常专业的知识库产品也是很好的选择。

  Notion 和 Confluence 是海外的产品,使用这二者的话需要考虑语言差异的问题。

  同时,在选择的时候也需要考虑产品费用,目前 notion、石墨文档、Cofluence 对于一定人数规模的团队是会收费的。而钉钉和飞书的使用成本更低一些。

  我们都知道,让员工在工作之余进行文档总结,创造整理是一件非常反人性的事情,是对抗熵增这一自然规律的事情。那么打破熵增的办法是什么?那就是打破封闭空间。引入外部激励。

  我们可以建立一套机制,鼓励团队成员维护知识库。比如建立一套积分机制,新建一篇文章获取一定积分,为其他人文章评论、点赞、举报获取一定积分,文章阅读量、点赞量达到一定数值获取一定积分。最后用积分作为考核标准,获得额外的奖励。这个奖励最好不要和工资挂钩,很容易被喷卷。

  这里只是一个建议,所有的机制都应该是为了让团队成员注重知识管理,培养知识管理的习惯。

  团队管理在团队初期是一件附加值很低的事情,很多团队选择不关心。这就很像团队文化一样,一家企业在创业初期都是野蛮生长,基本没人会关心企业文化,也不会关心团队知识沉淀。而当公司快速发展具备一定规模时,还能凝聚大家在一起往前走的,一定是企业文化。

  我们会说阿里人、华为人、腾讯人,这个标签贴完,你会自然对这个群体有一种固化的认知,这就是梁宁说的集体人格,背后本质是企业文化的引导。同样,团队发展到一定规模,没有谁会继续无视团队知识管理。

  而无论协同办公产品钉钉、飞书,还是面向未来的工具 Notion,亦或是专业的知识库 Confluence。在知识管理上只能做到 术 的帮助,而真正管理好知识更需要 道 和 法 的引导和规范。

  希望这边文章对你有帮助,下一次我们再聊一下个人知识管理,也聊一聊知识管理的 道 和 法 。

  忙里偷贤,公众号:忙里偷贤,人人都是产品经理专栏作家。B 端产品,低代码玩家,工具类产品思考者。热爱分享,务实的理想主义者。

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